Вы услышали о хранилищах (репозиториях) документов, и поняли, что это то, что Вам нужно? Каковы же дальнейшие шаги? В этой статье мы расскажем о хранилищах документов, их особенностях, функционале и пользе.

Хранилище документов (репозитории или электронные библиотеки) — это просто коллекция электронных документов, хранящихся вместе. Оно может иметь различные форматы, в зависимости от того, какое программное обеспечение для хранения файлов вы используете. Важно не то, как оно выглядит, а то, как оно организовано и предоставляет пользователям доступ к тому, что в нем находится.

Эти файловые хранилища обычно имеют одно из трех назначений: хранение важных документов, долгосрочное архивирование документов и общее хранилище для документов, которые активно используются.

Хотя хранилища документов кажутся простыми на первый взгляд, есть несколько ключевых моментов, о которых следует помнить, если вы пытаетесь понять, как создать хранилище документов.

Первым моментом при создании хранилища документов в централизованной системе учета является способ хранения документов. Это становится особенно важным при выборе программного обеспечения, поскольку различные программные пакеты придерживаются различных философий.

Мы можем разделить варианты программного обеспечения для хранилищ документов на два лагеря: те, которые используют базы данных, и те, которые их не используют.

Подавляющее большинство программных систем помещают хранилища документов в базу данных. Трудно сказать, когда впервые возникла эта идея, но она быстро прижилась среди поставщиков программного обеспечения. Базы данных показались им привлекательными, поскольку они позволяли очень просто устанавливать сложные уровни безопасности вокруг файлов в хранилище. Любой цифровой файл в хранилище может быть ограничен для определенных пользователей или групп. Именно поэтому, пользователям нравится идея такого рода безопасности.

Меньшая доля систем хранения документов избегает баз данных в пользу хранения хранилищ документов в файловых системах, на дисках пользователя. При таком подходе возникает множество проблем. Крайне сложно определить как документ был добавлен, кем, а также когда и по какой причине был изменен. Такой подход не обеспечивает целостности репозитория документов, делает крайне затруднительным контроль доступа, резервного копирования и не может обеспечить приемлемую скорость поиска и иных базовых операций.

Ваша система хранилища документов должна легко захватывать документы из любого источника. Типичные источники, которые следует рассмотреть:

Бумага.

Убедитесь, что любая система хранилища документов, которую вы устанавливаете, имеет возможность сканирования бумажных документов в хранилище, желательно с максимально упрощенным рабочим процессом, поскольку сканирование обычно является основным узким местом.

Почта.

Многие пользователи забывают о необходимости автоматической обработки входящей корреспонденции. В результате важные вложения из писем могут просто потеряться, поэтому система, обеспечивающая управление Вашим электронным архивом документов просто обязана уметь извлекать документы, всю, связанную с ними информацию, и автоматически добавлять их в хранилище.

«Сохранить как».

Лучшее программное обеспечение для хранилища документов использует функцию «Сохранить как» любой программы Windows, чтобы документы можно было сохранять в их родном формате естественным способом.

Лучшее программное обеспечение для хранилища документов, по нашему мнению, должно получать документы из любого источника и легко заносить их в хранилище. Кроме того, оно должно полностью использовать базу данных, а не файловую систему, при этом сохраняя удобство использования привычных пользователю приёмов работы. Оно должно быть простым в развертывании и легким в обслуживании без привлечения технических специалистов. Кроме того, оно должно создавать централизованное хранилище данных, хорошо организованное и простое в использовании, создавая цифровое хранилище документов, которое будет отвечать вашим конкретным потребностям в будущем.

Очень немногие решения для хранилищ документов соответствуют всем требованиям, которые мы изложили. И ни одно из них не является таким доступным, как АргусДок. АргусДок имеет все описанные нами функции и десятки других, направленных на упрощение управления хранилищами документов.

Скачайте бесплатную версию сегодня!

Список всех новостей и публикаций.